HowTo: organize a conference

From CRCG-Wiki

Contents 1 How to organize a conference 2 CheckList (German) 3 2 Monate vorher 3.1 Gäste 3.2 Werbung 3.3 Wen informieren? 3.4 Technische Organisation 4 1 Woche vorher 5 1 Tag vorher 6 Während der Konferenz

How to organize a conference

This is an general help for organizing conferences at the crcg (Topic and invitation of any listeners is not described.

After you know what kind of conference you are about to hold you have to fix a date. In the mathematical institute you have to reserve the rooms you need in the secretary of Fr. Dingenotto. Classicaly any conference in the MI is held in the conference-room (dt. Sitzungszimmer) being the most appropriate room for this kind of event. If there are more listeners expected than there is space in the conference-room (55 places) you can also reserve the Auditorium Maximum (350 places) or the auditorium 1 (dt. Hörsaal 1) for having the best multimedia equipment. The room-reservation is best to be done 2-3 months before the event takes place (just to be sure). At the same time you can start to advertise the event in the internet and in the mathematical institute with a wallpaper designed and printed by (tba) . Further more the homepage of the CRCG is to be updated in the topic "Events".

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CheckList (German)

2 Monate vorher

• Vorläufige Internetseite mit Zeitplan machen (Wiki!)
• Damit zu Frau Willhardt gehen & fragen welche Informationen noch benoetigt werden. Alles weitere wird von den Sekretärinnen erledigt (Übernachtungen, Fahrtkosten, Honorare, Tagegeld, Plakat, Wegweiser, Begruessung, Kaffee, Kostenüberblick, kommunikation mit Gästen und Vortragenden, Kontoverbindungen, Konferenzordner für jeden, Namensschilder, etc)
• Endgültiger Zeitplan für die Konferenzordner möglichst 2 Wochen vorher im Wiki fertig haben. Frau Willhardt bitten, die Ordner fertig zu machen.
• Falls Tagegelder/Honorare in Bar ausgezahlt werden, spätestens eine Woche vorher bei Frau Gabler bescheid sagen.

Gäste

• Gästeliste
• Einladungen
• Vortragende fragen ob sie vortragen wollen
• Abstracts von der Vortragenden wuenschen (Wiki)
• Fotos von Vortragenden wünschen und Hochladen (Wiki)
• Zeitplan (vorläufig, wiki)
• Technische Ausstattung für Vortragende erfragen (Beamer, Overhead projektor, bunte Kreide?)

Werbung

• Poster (Frau Gabler)
• Internet Auftritt (Wiki, CRCG, Matheinsitut)

Wen informieren?

• Hiwis
• Sekretärinnen
• Fachschaftsrat
• Professoren

Technische Organisation

• Räume reservieren
• Hotels vorreservieren (Sekretärinnen)

1 Woche vorher

• Getränke bei der Cafete Vorbestellen (Einen Cafeten-Verantwortlichen finden, Vanessa fragen) (besser 1 Monat vorher!!)
• Schnittchen gibt auch bei der Cafete
• Kuchen (bisher: Cafe Hemer, gab aber Probleme. Vielleicht jemand anderes? Noch mal versuchen?)
• WLAN (Stefan Koospal bescheid sagen; er braucht von jedem Gast Name, Vorname und eine gültige eMail-Adresse um einen Stud-Ip-Account anzulegen. Der Gast bekommt seine Zugangsdaten dann zugeschickt und kommt damit problemlos über das WLAN-Netzwerk "uni-math" ins Internet)
• Technische Ausstattung für Vortragende nachdenken (Beamer, Overhead Projektor, bunte Kreide?)
• Namenschilder
• Wegweiser
• Helfereinteilung (Ein Ansprechpartner für die Vortragenden + Hiwihelfer)
• Konferenz in den Vorlesungen ankündigen

1 Tag vorher

• Ablaufplan als Handout
• Restaurants als Handout
• Restaurantfuehrer (gibt es bei Frau Willhardt, Frau Dingenotto und Frau Gabler)
• Rahmenprogramm: Stadtfuehrungen, Sternwarte, Restaurantführer, Gauss-Grab, Gauss-Weber-Denkmal, Gänseliesel, 4-Kirchen-Blick, Kron+Lanz, Bontanischer Garten, Schilder auf den Häusern

Während der Konferenz

• Bahnhofsabholung
• Hotelabholung
• Computer im Ü-Saal + Cip Pool
• Gruppenfoto
• Vortragsskipten Scannen (wenn Vortragender einverstanden) + Hochladen
• Hiwis vorstellen (mindestens Ansprechpartener)
• Technische Ausstattung für Vortragende nachdenken (Beamer, Overhead Projektor, bunte Kreide?)